Ellenlange Datenschutzerklärungen und "Disclaimer" in Emails sind so lästig wie verbreitet - vor allem aber: wirkungslos und u.U. sogar gefährlich.

Sog. "Email-Disclaimer" oder "Email-Datenschutzerklärungen findet man bis heute am Ende vieler Emails aus und von Unternehmen, Organisationen, ja sogar manchen Behoerden.

Die Wahrheit aber ist: Faktisch alle diese Erklärungen sind juristisch unwirksam und ungültig. Sie sind kaum mehr als "Voodo" oder nutzloser "Abwehrzauber".

Damit jedoch nicht genug: Die meisten von ihnen sind im Zweifel sogar als rechtstäuschend oder rechtsmißbräuchlich auslegbar und bieten damit u.U. eine Angriffsfläche für Abmahnungen durch z.B. Wettbewerber.

Es ist auch pratisch weder gesetzlich vorgeschrieben noch juristisch erforderlich, derlei "Belehrungs-"Texte in einer Email anzubringen.

Nicht zuletzt: Derlei Texte sind schlichtweg lästig im tagtäglichen Email-Verkehr - auch und gerade für die Empfänger, denn abgesehen von dem hoeheren Netzwerkverkehr und Speicheraufwand beim Archivieren stoeren diese beim Zitieren und späteren Auffinden von Email-Inhalten. Sie erleichtern das Knacken der Verschlüsselung, da langer, immer gleichbleibender Text in einem Chiffrat einen typischen Angriffsvektor bietet (vcor allem, wenn dieser den großten Teil des Email-Inhaltes ausmacht).

Leider haben sich bis heute diverse "Rechtsberater" auf die Erstellung und den Verkauf solcher "Schutzhinweise" spezialisiert und Softwareanbieter bieten teils erstaunlich teure Softwareerweiterungen für Mailsysteme an, die Emails mit diesen vorgefertigten Erklärungen versehen sollen (was wiederum rechtlich kritisch ist, da damit in Emails eingegriffen und Inhalt "verfälscht" wird).

Bei Websites gibt es ebenso eine Vielzahl kursierender, unsinniger "Textbausteine" und Formulierungen. Dort aber kann es tatsächlich verpflichtende oder zumindest empfehlenswerte Angaben, die über das gesetzliche Impressum hinausreichen, geben. Diese sollten allerdings konkret für Ihren Bedarf formuliert worden sein, was nicht ganz einfach ist, da selbst manch Anwälte auf - bei genauerer Betrachtung unsinnige - verbreitete Textbausteine / Formulierungen zurückgreifen. 

Gesetzliches Impressum

(Diese Empfehlungen erfolgen unter Vorbehalt)

Tatsächlich gibt es im geschäftlichen Email-Verkehr Pflichtangaben in Emails. Diese beschränken sich jedoch auf bestimmte, wenige Impressumsangaben.

Als ältester Standard für Signaturen von Internet-Electronic-Mail gelten bis zu zwei-zeilige Signaturen, die durch die offiziell standardisierte Signatur-Kennung den Signatur- / Fußteil abtrennen. Längere Signaturen gelten als im Mailverkehr "unerwünscht".

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(entspricht "Minus Minus Leerzeichen")

Folgende Angaben sollten idealerweise in einem kompletten (!) Impressum vorhanden sein:

  • Name der Person des Absenders (kann noch vor der Signatur angebracht werden oder sollte mindestens im Absender der Email stehen)
  • Name der Firma / Organisation
  • Rechtsform und Sitz
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
  • Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)

Bei Emails ist allerdings strittig, wie weit ein komplettes Impressum IN jeder Email aufgeführt sein muß und nicht etwas z.B. ein Verweis auf die Website unter einer eigenen, erreichbaren Domain ausreicht, insofern sie offiziell auf die Firma registriert ist und (wie vorgeschrieben) ein vollständiges Impressum (von der Startseite aus erreichbar) anbietet. Ebenso ist strittig, ob eine (erreichbare) Webadresse überhaupt Teil der Signaturangaben sein muß. Telefon- und/oder Faxnummern sind nicht verpflichtend. Eine Email-Adresse hingegen schon, wenn abweichend von der des Absenders.

Nahezu jedes Email-Programm erlaubt das Anlegen von Signaturen, die automatisch an jede versendete Email angehängt werden - auch verschiedene jeweils verknüpft mit verschiedenen Email-Identitäten. Die Signatur sollte IMMER im Mailprogramm / -Client des Absenders selbst erstellt werden, da nur dies keinen Eingriff in dessen Kommunikation darstellt. Eine solche würde auch elektronische Kryptosignaturen ("Unterschriften") zerstoeren.

Von grafischen Logos u.a. Bildern als "Teil der Signatur" raten wir dringend ab, da diese nicht nur auf vielen Endgeräten eh nicht oder nicht korrekt dargestellt werden koennen, sondern auch unnoetig Speicherplatz benoetigen (allein derlei Logos konnen Emails auf bis zu 10-fache Groeße "aufblähen", was beim Archivieren schlicht Ballast ist). Ebenso sollte auf alle Design- und Layouttechniken verzichtet werden, die auf HTML angewiesen sind, denn lange nicht jeder Empfänger kann oder will die HTML Variante von Emails oeffnen (HTML Emails bestehen ja meist aus einer - autom. erzeugten - reinen Textversion und einer "grafischen" in HTML).

Beispiel (Einzelunternehmen)

Kurzform

Niels Dettenbach
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